Seit 01.01.2025 gilt die verpflichtende E‑Rechnung im B2B‑Bereich – und damit steigt der Handlungsdruck. Auch wenn Übergangsfristen bestehen, ist die Umstellung komplex und betrifft viele interne Abläufe. Wer jetzt handelt, vermeidet Engpässe und behält den Vorsteuerabzug. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie die Umstellung auf die E-Rechnung gelingt.

Die Einführung der verpflichtenden E‑Rechnung ist mehr als eine technische Anpassung – sie ist ein Strukturwandel im gesamten Rechnungswesen. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Abläufe, Systeme und Verantwortlichkeiten zu modernisieren. Wer früh beginnt, verschafft sich klare Vorteile: weniger Aufwand, höhere Datenqualität und langfristig effizientere Prozesse. Die gute Nachricht: Die Umstellung lässt sich in überschaubare Schritte gliedern. Mit einem klaren Plan und der richtigen Unterstützung gelingt der Übergang reibungslos.

Schritt 1: Interne Prozesse prüfen

Bevor technische Lösungen eingeführt werden, braucht es Klarheit über die bestehenden Abläufe. Unternehmen sollten analysieren:

• Wie werden Rechnungen aktuell erstellt, versendet, empfangen und verbucht?
• Wer ist für welche Schritte verantwortlich?
• Welche Systeme sind bereits im Einsatz?
• Welche Abläufe sind noch papierbasiert oder manuell?

Diese Bestandsaufnahme zeigt, wo Änderungsbedarf besteht – und bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Schritt 2: Umstrukturierungen planen

Auf Basis der Analyse können notwendige strukturelle Anpassungen definiert werden. Dazu gehören unter anderem:

• die Einführung digitaler Freigabeprozesse,
• die Integration neuer Prüf- und Validierungsschritte,
• klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten im Rechnungsprozess.

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Unternehmen ausreichend Zeit für diese Phase einplanen, da die erforderlichen Änderungen – ob in kleinen Betrieben oder großen Konzernen – parallel zum laufenden Tagesgeschäft umgesetzt werden müssen.

Schritt 3: Software einführen oder aktualisieren

E‑Rechnungen setzen eine geeignete Software voraus, die das Format EN 16931 unterstützt und strukturierte XML‑Daten erzeugen oder verarbeiten kann.

Gängige Lösungen sind beispielsweise:

• DATEV Auftragswesen next in Unternehmen online,
• LexOffice,
• diverse branchenspezifische Programme.

Systeme sollten nicht nur den Versand von E‑Rechnungen ermöglichen, sondern auch den Empfang, die technische und inhaltliche Prüfung sowie die vollständige Validierung unterstützen. Idealerweise umfasst die Lösung:

• den automatisierten Import eingehender E‑Rechnungen,
• die Prüfung der XML‑Struktur nach EN 16931,
• den Abgleich zwischen PDF‑Darstellung und XML‑Daten,
• die Verknüpfung mit Freigabe‑ und Buchungsprozessen.

Nur wenn alle diese Schritte abgedeckt sind, lässt sich der E‑Rechnungsprozess effizient, rechtssicher und ohne Medienbrüche in den Unternehmensalltag integrieren.

Tipp: Für die Baubranche stellt der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen Softwareempfehlungen unter www.bvbs.de/erechnung/ zur Verfügung.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen

Die E‑Rechnung betrifft fast alle Abteilungen – von der Buchhaltung über den Einkauf bis zur Geschäftsführung. Mitarbeitende sollten:

• die neuen Abläufe kennen,
• wissen, wie sie E‑Rechnungen prüfen und validieren,
• mit der eingesetzten Software sicher umgehen können.

Gut geschulte Teams minimieren nicht nur Fehler, sondern sorgen auch dafür, dass neue Prozesse schneller verinnerlicht werden und die E‑Rechnung nahtlos in den Unternehmensalltag übergeht. Eine umfassende Schulung schafft Sicherheit, reduziert Rückfragen und gewährleistet, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und souverän ausführen können.

Schritt 5: Verfahrensdokumentation aktualisieren

Alle neuen Prozesse müssen GoBD‑konform dokumentiert werden. Eine vollständige Verfahrensdokumentation enthält:

• detaillierte Prozessbeschreibungen,
• Verantwortlichkeiten,
• eingesetzte Software und Schnittstellen,
• Archivierungs‑, Prüf‑ und Freigabeprozesse.

Eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein entscheidender Faktor für Sicherheit und Transparenz im Unternehmen. Sie stellt sicher, dass alle Schritte nachvollziehbar sind, Prozessabläufe klar belegt werden können und im Rahmen einer Betriebsprüfung jederzeit nachgewiesen werden kann, wie digitale Rechnungen verarbeitet, geprüft und archiviert wurden. Eine gute Verfahrensdokumentation reduziert Rückfragen, beugt formalen Beanstandungen vor und schafft Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Prozesse.

Umstellung E-Rechnung: wie wir Sie als Kanzlei unterstützen

Wir begleiten Unternehmen ganzheitlich bei der Einführung der E‑Rechnung – von der ersten Bestandsaufnahme bis zum laufenden Einsatz. Unsere Leistungen umfassen:

• Analyse der aktuellen Prozesse und Ableitung des Anpassungsbedarfs,
• Planung der erforderlichen Maßnahmen, individuell abgestimmt auf das Unternehmen,
• Begleitung der Softwareeinführung, insbesondere DATEV Unternehmen online und LexOffice,
• Schulung der Mitarbeitenden zu Prozessen und Systemen,
• Erstellung oder Aktualisierung der Verfahrensdokumentation.

Wer jetzt konsequent handelt, erleichtert sich die Umstellung – und nutzt die Chance, Prozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten.

Tipp: Weitere Hintergründe und rechtliche Details finden Sie im Artikel „E‑Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen“.

Umstellung E-Rechnung: Beratungstermin vereinbaren

Die Umstellung auf die E‑Rechnung ist ein wichtiger Schritt – und wir unterstützen Sie dabei persönlich und effizient.

Vereinbaren Sie jetzt Ihren Beratungstermin, damit wir gemeinsam Ihre Prozesse analysieren, passende Lösungen auswählen und die Einführung strukturiert begleiten können.

Ein gut vorbereiteter Start spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Unternehmen zukunftssicher.