Elektronische Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für steuerbare und steuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland die E-Rechnnungspflicht . Was zunächst nach bürokratischer Zusatzaufgabe klingt, ist in Wahrheit ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Zukunft – und bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Was sich durch die elektronische Rechnung ändert

Seit dem 01.01.2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmer:innen, die im B2B-Segment tätig sind, elektronische Rechnungen empfangen (ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus), elektronisch auslesen (validieren) und – wie bisher – revisionssicher archivieren können. Eine einfache PDF-Datei per E-Mail stellt ab diesem Zeitpunkt keine elektronische Rechnung mehr dar.

Eine E-Rechnung im B2B-Bereich (Lieferant und Kunde im Inland ansässig) muss den gesetzlichen Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG entsprechen und das europäische Format EN 16931 erfüllen. Zulässig sind daher XML-basierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, sofern die XML-Datei eingebettet ist. Daneben können auch EDI-Formate gemäß § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG verwendet werden.

Wichtig: Diese E-Rechnungen müssen seit dem 01.01.2025 zwingend angenommen werden – eine Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich.

Die Verpflichtung E-Rechnungen anzunehmen gilt auch für:

• Kleinunternehmer:innen gemäß § 19 UStG,
• Vereine,
• Landwirt:innen,
• Differenzbesteuerte Unternehmen gemäß § 25 UStG,
• sowie Unternehmer:innen, die steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nr. 8–29 UStG erbringen (z. B. Versicherungsvertreter, Ärzte, Vermieter:innen).

Gut zu wissen: XRechnung und ZUGFeRD im Überblick

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden wichtigsten Rechnungsformate, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen – und damit als elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG gelten.

XRechnung:

• rein XML-basiert, also ausschließlich maschinenlesbar
• vollständig standardisiert
• ideal für die automatische Weiterverarbeitung
• in der öffentlichen Verwaltung seit Jahren Standard

ZUGFeRD:

• sogenanntes hybrides Format
• besteht aus einem PDF-Dokument (für Menschen lesbar) und einer eingebetteten XML-Datei (für Software auslesbar)
• besonders praktisch, weil visuelle Darstellung und strukturierte Daten in einem Dokument kombiniert werden

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung – Unternehmen können also je nach Bedarf entscheiden, ob sie ein reines XML-Format (XRechnung) oder ein hybrides Format (ZUGFeRD) nutzen möchten.

Übergangsfristen und Ausnahmen zur elektronischen Rechnung 

Für das Versenden elektronischer Rechnungen gelten umfangreiche Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 Nr. 1–3 UStG. Diese sollen Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Systeme anzupassen und interne Prozesse umzustellen.

Übergangsregelungen (§ 27 Abs. 38 UStG)

• 01.01.2025–31.12.2026:
  Unternehmen dürfen weiterhin nach den bisherigen Regeln abrechnen. Das bedeutet:
  • Papierrechnungen müssen weiterhin vom Empfänger angenommen werden.
  • Einfache elektronische Formate wie PDF-Dateien dürfen weiterhin verwendet werden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 01.01.2027:
  Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € sind verpflichtet, im B2B-Bereich ausschließlich elektronische Rechnungen (nach EN 16931) auszustellen.
• Ab 01.01.2028:
  Alle anderen Unternehmen – also jene mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 € – müssen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Die folgenden Fälle sind ausdrücklich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen:

• Kleinunternehmer:innen (§ 19 UStG): Sie sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Nach § 34a Satz 3 UStDVdürfen Kleinunternehmer:innen auch nach dem 01.01.2028 dauerhaft mit „sonstigen Rechnungen“ abrechnen, z. B.:
  • Papierrechnungen
  • einfache PDF-Dateien
    Möchten Kleinunternehmer:innen dennoch eine E-Rechnung ausstellen, ist dies zulässig und bedarf keiner Zustimmung des Empfängers.
• Kleinbetragsrechnungen (bis derzeit 250 € Bruttobetrag):
  Für diese Rechnungen besteht keine Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Auch hier gilt: Wird freiwillig eine E-Rechnung ausgestellt, ist keine Zustimmung des Leistungsempfängers erforderlich.
• Fahrkarten:
  Auch sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Eine freiwillige Ausstellung als E-Rechnung ist ebenfalls ohne Zustimmung möglich.

Diese Ausnahmen betreffen jedoch nur die Ausgangsrechnungen. Für den Empfang elektronischer Rechnungen besteht für alle Unternehmer:innen inklusive Kleinunternehmer, Vereine und Landwirt:innen – die Pflicht, entsprechende E-Rechnungen entgegenzunehmen und verarbeiten zu können.

Warum der Gesetzgeber auf die E-Rechnung umstellt

Die Europäische Kommission hat im Rahmen ihrer Initiative zur Modernisierung der Umsatzsteuer weitreichende Reformen für das digitale Zeitalter auf den Weg gebracht. Ziel dieser Maßnahmen ist es, den Mehrwertsteuerbetrug wirksam einzudämmen, die Effizienz der steuerlichen Prozesse zu steigern und den innereuropäischen Handel zu vereinfachen.

Die verpflichtende elektronische Rechnung ist ein zentraler Bestandteil dieser Reform. Deutschland hat diese europäischen Vorgaben durch die Einführung des neuen Rechnungsschreibungsparagrafen § 14 UStG umgesetzt. Darin ist festgelegt, dass steuerbare und steuerpflichtige B2B‑Umsätze im Inland ab dem 01.01.2025 verpflichtend elektronisch abzurechnen sind.

Damit schafft der Gesetzgeber die Grundlage für ein modernes, standardisiertes und sicheres Rechnungswesen, das Unternehmen auf künftige digitale Melde- und Berichtssysteme vorbereitet.

Elektronische Rechnung als Chance zur Digitalisierung

Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Verpflichtung – sie ist der Grundstein für effizientere Abläufe und mehr Transparenz.

Digitale Rechnungsprozesse bieten:

• Effizienz: Medienbruchfreie Abläufe beschleunigen Freigaben.
• Zeitersparnis: Manuelle Dateneingaben entfallen.
• Kostenersparnis: Bis zu 60 % weniger Aufwand im Vergleich zu Papierrechnungen.
• Transparenz: Belege sind jederzeit abrufbar, Prozesse nachvollziehbar.
• Besseres Cashflow-Management: Schnellere Rechnungsverarbeitung führt zu früheren Zahlungen.

Diese Vorteile zeigen: Die E-Rechnung ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalen DATEV-Kanzlei – und ergänzt nahtlos die digitale Zusammenarbeit mit unseren Mandant:innen. Zum Artikel „Digitale DATEV-Kanzlei 2025“

Archivierung, Sicherheit und Prüfung von E-Rechnungen

Die Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen sind hoch – und zentraler Bestandteil der GoBD. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle elektronischen Rechnungen in ihrer ursprünglichen strukturierten Form, also insbesondere die XML-Daten, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Nur so ist die steuerliche Anerkennung gewährleistet.

Anforderungen an die Archivierung

Der strukturierte Teil der E-Rechnung (z. B. die XML-Datei) muss:

• unverändert,
• vollständig,
• manipulationssicher und
• maschinell auswertbar
  aufbewahrt werden.

Dies gilt sowohl für XRechnung als auch für ZUGFeRD. Gerade bei ZUGFeRD-Rechnungen ist wichtig, immer das vollständige PDF mitsamt der eingebetteten XML-Datei zu speichern. Nur die Kombination gilt als ordnungsgemäße elektronische Rechnung.

Die Anforderungen ergeben sich aus den GoBD, die u. a. festlegen, wie digitale Unterlagen aufzubewahren sind und dass keine nachträglichen Änderungen möglich sein dürfen.

Datenschutz und IT‑Sicherheit bei elektronischen Rechnungen 

Beim Versand elektronischer Rechnungen per E-Mail trägt grundsätzlich der Versender das Risiko, dass eine Rechnung abgefangen oder unbefugt eingesehen werden könnte. Daher sollten Unternehmen unbedingt prüfen, ob:

• E-Mails verschlüsselt werden können,
• ein sicherer Übertragungsweg genutzt wird,
• interne Datenschutzrichtlinien angepasst werden müssen.

Gerade im Hinblick auf personenbezogene Daten empfiehlt sich eine technische Absicherung der Übermittlung.

Aufbewahrungsfristen und Form von E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen müssen in der Regel acht Jahre nach Schluss des Ausstellungsjahres archiviert werden. Die Aufbewahrung hat elektronisch zu erfolgen – ein Ausdruck in Papierform ist nicht ausreichend und nicht GoBD-konform.

Gut zu wissen: Was sind die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln, wie digitale Daten – darunter auch E‑Rechnungen – verarbeitet und archiviert werden müssen. Wichtige Kernpunkte:

• Unveränderbarkeit: Elektronische Rechnungen dürfen nachträglich nicht manipuliert werden können.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Arbeitsschritte müssen dokumentiert und prüfbar sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Daten müssen elektronisch lesbar bleiben – die XML-Datei ist maßgeblich.
• Elektronische Aufbewahrung: Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
• Verfahrensdokumentation: Unternehmen müssen ihre digitalen Prozesse klar beschreiben.

Diese Vorgaben stellen sicher, dass elektronische Rechnungen steuerlich anerkannt und jederzeit prüfbar sind.

Prüfung und Validierung eingehender E‑Rechnungen

Unternehmen sind verpflichtet, eingehende elektronische Rechnungen elektronisch zu verarbeiten und zu prüfen. Dies umfasst insbesondere:

• die inhaltliche Prüfung, ob alle Angaben nach §§ 14 und 14a UStG korrekt sind,
• die formale Prüfung, ob die XML-Struktur der Norm EN 16931 entspricht,
• den Abgleich, ob Beträge im PDF (falls vorhanden) mit der XML-Datei übereinstimmen.

Für den Vorsteuerabzug ist ausschließlich die XML-Datei maßgeblich. Stimmt diese nicht, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Technische Validierung

Zur Validierung elektronischer Rechnungen stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung – darunter auch kostenfreie Open-Source-Tools:

• Quba Viewer (zum Anzeigen und Prüfen von XML-Daten)
• erechnungsvalidator.service-bw.de (zur formalen Validierung nach EN 16931)

Komfortabler ist die vollintegrierte Prüfung über DATEV Unternehmen online, die sowohl das Auslesen als auch die Validierung und Weiterverarbeitung automatisiert.

Elektronische Rechnung: Blick in die Zukunft

Die E‑Rechnung ist nur der erste Schritt: In den kommenden Jahren wird sich die digitale Verarbeitung von Umsatzsteuerdaten weiter stark verändern. Der Gesetzgeber plant ein mehrstufiges Digitalisierungskonzept, das Unternehmen frühzeitig kennen sollten.

Neues Umsatzsteuermeldesystem ab 01.07.2030

Ab dem 1. Juli 2030 soll ein neues, digitales Umsatzsteuermeldesystem starten. Kernidee ist, dass umsatzsteuerrelevante Rechnungsdaten künftig nicht mehr direkt zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden, sondern über zentrale E‑Rechnungsplattformen laufen.

Das bedeutet:

• Jede B2B‑Rechnung soll strukturierte Daten enthalten und binnen weniger Tage beim BMF gemeldet werden.
• Der klassische Austausch von PDFs oder anderen Formaten entfällt.
• Die E‑Rechnung bildet die Grundlage für ein künftiges Echtzeit‑Meldesystem.

EU‑weiter Ausbau der E-Rechnung bis 2035

Parallel dazu plant die EU, die E‑Rechnung ab 01.07.2030 europaweit verpflichtend einzuführen. Für innergemeinschaftliche Umsätze sollen die heutigen Zusammenfassenden Meldungen durch transaktionale Meldepflichten ersetzt werden – jede Transaktion wird dann als strukturierte XML‑Datei gemeldet. Bis 2035 sollen europaweit einheitliche digitale Meldesysteme vollständig etabliert sein.

Damit entwickelt sich die E‑Rechnung zu einem zentralen Element eines europaweit harmonisierten, digitalen Mehrwertsteuersystems.

Tipps für Unternehmen, die noch nicht digital arbeiten

Unternehmen, die bisher kaum digitale Prozesse eingeführt haben, sollten zeitnah mit der Umstellung beginnen. Die E‑Rechnung ist ein Projekt, das nicht „nebenbei“ läuft, sondern eine saubere Planung erfordert. Je strukturierter die Einführung erfolgt, desto reibungsloser die Umsetzung.

Besonders wichtig sind:

• frühzeitige Prozessanalyse,
• Auswahl geeigneter Software,
• rechtzeitige Schulung der Mitarbeitenden,
• Aktualisierung der Verfahrensdokumentation.

Tipp: Weitere Details finden Sie in unserem Blogartikel „In 5 Schritten zur Umstellung auf die E-Rechnung“

Die elektronische Rechnung als Teil des digitalen Wandels

Für uns als Kanzlei ist klar: Die E‑Rechnung ist weit mehr als die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Sie ist ein Katalysator für den digitalen Wandel.

„Die E‑Rechnung bringt nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Struktur und Effizienz in die Unternehmensprozesse – und ist damit ein zentraler Baustein für die Zukunft“, sagt Sabine Jühlke.

Unsere Aufgabe besteht darin, Mandant:innen auf diesem Weg zu begleiten – mit klaren Empfehlungen, strukturierten Prozessen und einer partnerschaftlichen Einführung digitaler Lösungen.